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AMT經典案例
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興業銀行“大行政后勤管理體系”建設

發布時間:2017-05-17

興業銀行作為資產超過三萬億的大型商業銀行,有大量的行政后勤類資產需要管理。資產分布地域廣,隸屬關系復雜。如何提高興業銀行行政后勤采購及資產運營管理水平,達到支撐業務、提高效率、節約成本、降低風險的目的?興業銀行總行通過與AMT持續3年的合作,從組織、流程及信息化建設方面持續打造規范化、精細化、專業化的采購及資產管理體系,全面推進興業銀行“大行政后勤管理體系”的建設。


興業銀行是我國金融行業優秀代表之一,是經國務院、中國人民銀行批準成立的首批股份制商業銀行之一,200725日正式在上海證券交易所掛牌上市。開業24年來,興業銀行始終堅持與客戶同發展、共成長服務源自真誠的經營理念,致力于為客戶提供全面、優質、高效的金融服務。根據英國《銀行家》雜志發布的全球銀行1000強排名,興業銀行按總資產排名列第75位,按一級資本排名83位。在胡潤品牌榜中,興業銀行以150億元品牌價值,排名第四十位。并入圍2013世界500強。


隨著興業銀行的快速發展,興業銀行總行的行政后勤采購與資產管理,面臨更多樣化的需求和更高的內外部管理要求,主要表現在以下兩方面:


從內部來看:興業銀行資產超過三萬億,其中有100多億行政后勤類資產需要管理。各分行/各機構增量資產的購置流程各異,存量資產分布地域廣,隸屬關系復雜。在現有條件下,只有全面掌握興業全行固定資產信息,有效監控各機構、分行采購流程,才能降低管理風險;同時,《興業銀行五年規劃》明確提出建立健全標準化、集中化的后勤服務保障體系,要求行政后勤部必須提高采購與資產管理水平,向管理要效益。


從外部來看:采購及資產統一管理是金融同業的改進方向。近年來,國內眾多大型金融機構、大型企業的行政后勤管理工作都在進行轉型,中國工商銀行、中國農業銀行、中國移動等均采取相應的管理策略推動自身行政后勤管理工作水平的提升,包括成立集中的采購服務中心、資產管理中心以提高集中采購程度、并出臺采購及資產管理的規范制度等多種措施以提升精細化管理水平。

 

為了適應內外部環境要求,全面提升采購及資產管理水平,推進本行“大行政后勤管理體系”建設,從2011年開始,興業銀行總行行政后勤部攜手AMT啟動了采購及資產管理咨詢及持續服務項目,對興業銀行的采購與資產管理進行全面診斷和分析,討論并制定出相應的解決方案,并通過細化制度流程,推進信息系統設計與投產工作,逐步建立起一套適合興業銀行的采購及資產管理體系。


一、規劃階段:根據興業銀行的總體發展目標,參考同行標桿及集中采購、資產全生命周期管理等外部最佳實踐,結合興業銀行現狀,提出“整體規劃、分步實施”的總體策略,確立了“統一明確的管理策略”、“規范細化的制度流程”、“清晰定位的組織職責”、“構建專業優良的人員團隊”、“搭建采購及資產管理系統架構”五項主要工作。在明確改進方向和發展大綱的基礎上,確立采購及資產管理提升各個階段目標及實施計劃,為指導、保障后期采購與資產管理持續推進明確了方向和路徑。


二、制度流程梳理優化階段:一方面,結合總體規劃,重新設計操作性強的關鍵業務流程,形成采購管理、資產管理、供應商管理等具體的規范和管理辦法;另一方面,完成業務需求說明書的修訂,以指導系統建設,并協助開展系統選型以及立項等相關工作的技術支持,為采購與資產管理系統的順利實施奠定基礎。


三、系統建設階段:在系統設計時,基于前期對需求的理解,將業務需求轉換為系統需求,協助系統開發團隊完成《軟件需求說明書》、《概要設計》、《詳細設計》等文件,為系統的開發和實現提供了指導和實施保障。在系統實現過程中,基于本行實際需求及相關設計方案,進行系統測試,梳理優化《采購品類表》、《采購品類配置清單》、《財產配置管理規范》等文件,進一步規范了系統基礎數據;在系統上線階段,進行系統功能總結,同時組織相關人員開展系統操作培訓,下發用戶操作手冊等。截止目前系統上線,已實現了采購及資產管理電子化的需求,逐步向管理精細化目標邁進。


四、持續優化推廣階段目前興業銀行的采購與資產管理已進入持續優化推廣階段,需對已上線的系統進行持續跟蹤,完善對現有工作流優化,提高運行效率,完善報表管理內容與業務分析指標等;并以系統在全行推廣為目標開展二期建設,實現集中統一管理與各業務條線實際相結合,不斷提升管理精細化水平,打造完整的“大行政后勤管理體系”,創建同行業業務新標桿。


采購及資產管理體系建設對興業銀行帶來的價值:

一、全行收益

建立了面向總行的采購及財產自助申請平臺。針對不同的品類和業務場景,設置了豐富和彈性的配置清單,建立了符合業務流程規范以及興業操作習慣的流程管理體系,有效指引本行各需求部門的員工按制度、按規范處理相應業務,大大降低了跨部門溝通成本,提升整體工作效率;


二、部門收益:

建立了面向行政后勤體系的自助工作平臺。針對行政后勤體系的日常業務進行定制化設計,提供統一的數據平臺、監督與管理平臺、輔助決策平臺。


1、工作效率的提升:提供統一的采購與財產的數據平臺,通過將原業務上復雜的單據進行結構化分解,日常的業務數據得以記錄、分析,并作為報表進行輸出,結合歷史數據,成為數據分析與報表統計的基礎來源。如供應商評價數據、財產使用情況得以反饋至管理人員,為日常的管理提供便利的指引。


2、增強風險管理控制:提供統一的監督與管理平臺,制度及系統明確規定了采購與財產的申請、處理要求和條件,保證信息來源的完整性與規范性,避免信息缺少或不符合要求帶來的審核風險。采購及資產管理人員可以通過工作的流程監控,全方位掌握當前采購與財產業務的執行情況,便于管理人員及時處理采購與財產業務,滿足執行監督與管理的需求。


3、加強智能化、輔助決策:提供統一的輔助決策平臺,通過系統提供的數據統計分析及報表輸出功能,管理層可以查詢單個項目的進度情況,某個供應商某個合同的執行與評價,也可以隨時查閱總行乃至全行的業務數據,獲得月度、季度、年度的準確數據。為管理層的決策和項目追蹤提供很好的工具及數據支撐。


在全程的合作過程中, AMT以“專業實用、為你著想”的服務理念,獲得了興業銀行的高度認可。在3年戰略合作過程中,幫助興業銀行把“大行政后勤管理體系”用心的搭建好,把咨詢成果落地。持續幫助客戶創造價值,這也是AMT一貫的
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